公司印章的正确保管对于维护公司的法律权益和信誉至关重要。以下是一些公司印章保管的建议和措施:
指定专人保管
小型企业和初创企业可以由法定代表人保管印章,以增强责任感和信任度。
大中型企业应设立专门的行政岗位或印章管理部门,由专人负责印章的保管和使用,并实行分级保管制度,明确各级保管人的责任。
建立统一使用台账
公司应建立印章使用台账,记录印章的使用情况,包括审批层级、使用人、使用日期等信息,确保印章使用的可追溯性。
审批和用印流程
制定严格的印章使用申请表和审批流程,确保每次用印都经过适当的审批,防止擅自使用印章。
携带印章外出
特殊情况下携带印章外出时,必须经领导批准,并指定监印人,确保印章安全。
禁止在空白纸张上盖章
严禁在空白纸张上加盖印章,特殊情况需经领导批准,并严格事先和事后的核准登记。
印章管理人员离职手续
印章管理人员离职时,必须办理归还印章手续,确保印章管理的连续性和安全性。
印章保管的责任
印章保管人或授权委托人对其所保管的印章的使用拥有最后的决定权,是印章使用权限人,应加强对其监管和明确其责任。
建立印章管理卡
公司建立印章管理卡,记录印章的领取、归还和使用情况,确保印章管理的规范性和透明度。
智能印章管理系统
采用智能印章管理系统,实现人章分离,提高印章使用的安全性和便捷性。
法律风险防控
印章保管人员应具备法律风险防控意识,遵守公司的内部管理规定和程序,确保证章的合法、合规使用。
通过以上措施,可以有效加强公司印章的管理,防止印章被滥用或遗失,确保公司利益不受损害。